日企防泄密:看住你的邮件

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   铃木隆雄可以在银行办公室里自由使用公司的电子信箱,但不能在办公室使用自己在门户网站上申请的信箱,也不能把银行信箱中的信转到自己的信箱中去。到外地出差时,铃木有点像聋子,失去了和企业、朋友联络的方式,手机成了惟一能与外部沟通的工具。

   日本企业内部有一个“防水墙”,目的是防止企业信息泄露。银行在这方面是最严密的,他们宁肯使用成本高一些的其他通讯手段,也不愿意让信息从网络上有任何疏漏。

   日本的职员会不会用公司信箱偷偷发私人信件?当然会。不过这不是企业最担心的问题。文件、数据等电子化以后,企业秘密更容易以电子信件的形式传到外部,而且一旦泄密,往往在规模上要大大超过过去的纸文件所容纳的内容,给企业造成巨大损失。日本的一些商店就曾经丢失过数万人的顾客通讯录。企业对职员、对网络的监督,更多的是从安全上考虑的。

   公关部给媒体、重要博客发送电子版新闻稿时,接收人的网址是全部放在收件人栏目中,还是放在抄送或密送栏目中?比较大的企业的做法是放在密送栏中,而且对数量有严格限制,每次不能过多。和媒体、博客的联系状况,这在日企公关中是一个很大的秘密。日本一些“防水墙”设计公司正是从软件方面杜绝公司信息外泄的。“防水”与“防火”同样受重视。

   西村正夫是一家企业的职员,他在升任科长前有一年外出进修时间。在他离开单位时,要做两件事:一个是把企业名片暂时归还给人事处,表示他在外进修期间和企业脱离了关系,不使用企业的名义在外从事任何活动;再一个就是让人事处、计算中心取消了他的公司信箱地址。

   没有了公司信箱,西村发到公司里的信件自然就不再能接收了,西村脱离了公司一事,不言自明。对于西村来说,没有公司的信箱,则不能再登录公司内部网,企业的最新信息也无从了解。

   企业经营不善,原因往往在于内部管理的混乱。“防水墙”的建立,至少让企业在这方面少了一个有可能出现的漏洞。

(原文刊载于《新快报》2006年7月26日)
http://www.ycwb.com/gb/content/2006-07/26/content_1172135.htm